Otro año más nos pilla el toro con el inventario


Cuando llega esta época muchas empresas se acuerdan del ‘DICHOSO INVENTARIO’ una tarea tediosa que parece que a nadie le guste pero que es de vital importancia para la superveniencia de la organización.

Muchos se preguntan ¿pero quién inventó el inventario?, pues bien, tras navegar un rato, no demasiado, puedo decirles que para encontrar los primeros inventarios conviene que nos remontemos a los egipcios que fueron los que comenzaron a almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía, también en esa época los inventarios constituían una garantía para la supervivencia, y… ¡No sólo de una empresa, sino de toda una civilización!

Con lo anterior, parece que ya queda más que justificado que todas las organizaciones deben de tener un buen sistema de planificación y control del inventario, ¿no?

Prácticamente todas las organizaciones, sobretodo las de comercialización también conocidas como mayoristas, distribuidoras o almacenistas, requieren de un inventario para ser eficientes. Tal como concluye el 1º Informe Sectorial de Empresas Distribuidoras realizado por el equipo de telematelexpertise, una importante partida de recursos de estas empresas está destinada al Activo Circulante representando aproximadamente un 80% del Total de su Activo. Dentro del Circulante, el 51% se emplea en financiar a clientes y el 32% en existencias. Del mismo modo el componente principal de los gastos es aprovisionamientos, representando el 75% de los ingresos.

¿No os parecen las anteriores magnitudes de suficiente impacto en el Balance y la Cuenta de Resultados de las empresas distribuidoras como para obviar la importancia del inventario? Con lo anterior está claro que los problemas de control de inventario ya sea por excedentes o por roturas de stock pueden contribuir a las quiebras de los negocios. Como ya decía al inicio, ¡afectan directamente a la supervivencia de tu empresa!

Desafortunadamente el control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en PYME queda desatendido: no se dispone de registros fehacientes, de un responsable de inventario, de políticas o sistemas que ayuden a esta tediosa tarea, no hay tiempo… Para excusas, los colores…

Ante esta aburrida tarea el primer consejo sería no dejarlo todo para el último momento e ir realizando durante todo el año conteos cíclicos de diferentes secciones del almacén, o al menos de aquellos materiales de mayor valor y/o rotación cuyas faltas o excesos nos provocarán mayores desviaciones en nuestro control de inventario.

Alguno seguro que hace tiempo descubrió las ventajas de los inventarios rotativos pero para aquellos que ya les ha pillado el toro un año más y que deben de hacer un recuento que sirva como base para la elaboración de las cuentas anuales de la empresa. Ahí van algunos consejos para que puedan comerse los turrones tranquilos:

1. Elije un buen momento, son mejores las fechas con poca actividad, ya que se reducirá el número de unidades a contar.
Elreydelinventario_blog2. Prepara tu organización para el inventario: distribuye las tareas a realizar, las zonas del almacén, comunícalo al personal y formales en lo que deben realizar, enséñales a usar los listados en papel o los dispositivos lectores de códigos de barras si hace falta… Recuerda que si ha pasado un año desde el último recuento de inventario pueden haberlo olvidado. Si trabajas con un sistema de Gestión de Telematel pídenos el documento para el Proceso de Inventario, lo hemos preparado pensando en ti, para que puedas convertirte en el rey del inventario.
3. ¡Ya puedes empezar con el recuento físico y la información al sistema! Ánimo que ya queda menos.
4. No olvides la toma de muestras, selecciona una serie de referencias representativas y cuenta el número de existencias de cada una, decide así si das el inventario por bueno. Sé exigente con el proceso de inventario, recuerda es vital para la supervivencia de tu empresa!
6.- Actualiza el stock registrado en tus sistemas cuando lo hayas dado por bueno.

Enhorabuena ya has pasado un año más el tedioso proceso del inventario!
Ahora tocan los propósitos para 2013, implantar el inventario rotativo en tu organización, seguro que si quieres, puedes! Dale la vuelta a la tortilla, conciencia a tu equipo directivo, y a todos los empleados, y haz que vean en la gestión de inventarios una estupenda oportunidad para reducir costes. Para 2013 podrías incluso poner objetivos de descuadre mínimo entre el inventario real y el que consta en tus sistemas y vincular los incentivos de tus empleados a este indicador. ¡Suerte y felices fiestas!

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Acerca de Helena Grau

CEO de www.matmax.es, el primer catálogo on-line de materiales de instalación. MBA internacional e Ingeniero de Telecomunicaciones por La Salle. He desarrollado mi carrera profesional como consultora de negocio y comercial pre-venta acumulando en la actualidad más de 10 años de experiencia en la aportación de soluciones de gestión para PYMES. Antoriormente he estado como Directora de Marketing y Directora Comercial de TELEMATEL. Ahora me dedico al Marketing Práctico y sobretodo al Marketing Digital, aquel que trabaja para aportar valor a los clientes y a la empresa pudiendo medir los resultados de cada una de las acciones realizadas.
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3 respuestas a Otro año más nos pilla el toro con el inventario

  1. A todo ello añadir que el valor del Stock, y su reflejo contable a través de las variaciones de inventario son una pieza determinante para calcular los resultados económicos de la empresa. Operar con una valoración de inventario inadecuada puede ser la diferencia entre pensar que tenemos resultados positivos, y tener, en realidad, negativos.

  2. Víctor Guembe dijo:

    Es conveniente comparar el inventario con el del año anterior y decidir si la valoración de los artículos que no han tenido movimientos es la correcta o si se debe aplicar alguna depreciación. El valor de los artículos obsoletos debiera ser cero.

  3. Helena Grau dijo:

    Victor y Xavier, muchas gracias por vuestras aportaciones que sin duda complementan el post y le añaden más valor. Será muy últil para las empresas que estén en este momento haciendo el inventario y deban de pasar del plano operativo al financiero los resultados de su conteo.

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